MédiaSoft Workflow Formation

CRM/ERP Maritime - Solution complète de gestion pour centres de formation

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Plateforme de gestion multisite

Gestion multisite

Une plateforme polyvalente capable d’administrer simultanément plusieurs centres de formation et l’ensemble de leurs sites de préinscription associés.
Notre solution propose une interface unifiée : gestion globale, suivi individualisé par site et contrôle centralisé où que vous soyez.

  • Gestion indépendantes des sessions, équipes, ressources et plannings pour chaque site ou centre
  • Supervision consolidée — vision d’ensemble sur tous les indicateurs clés, gestion des documents et facturation centralisée
  • Mutualisation des outils : référentiels, modèles de documents, catalogues de formations partagés
  • Gestion fine des droits d'accès (utilisateurs multisite, équipes locales, admin central)
  • Tableaux de pilotage et reporting multi-sites : comparez la performance, l’activité et les flux entre établissements
  • Mise à jour et déploiement des évolutions sans impact sur la continuité de service de chaque site
  • Sécurité renforcée : données cloisonnées par entité, traçabilité complète pour chaque action réalisée

Grâce à cette architecture multisite, vous accompagnez la croissance de votre réseau sans contraintes informatiques, tout en garantissant autonomie locale et excellence de pilotage global.

Assistant d'aide à la décision

Tableau de bord interactif

  • Tableau de Bord Sessions :
    • Situation des sessions actives en temps réel
    • Sessions en cours : alertes session dépassée, clôturée, annulée
    • Détection d’erreurs dans la fiche de stage
    • Status de publication sur internet
    • Nombre d’inscrits affiché en live
  • Tableau de Bord Formations :
    • Contrôle des agréments de chaque formation
    • Vérification des matières enseignées
    • Contrôle du contenu pédagogique
  • Tableau de Bord Formateurs :
    • Contrôle des diplômes formateur
    • Suivi et gestion des profils
  • Liste des pré-inscriptions :
    • Filtre multiparamètres (formation, session...)
    • Affichage de l’état civil des demandeurs
    • Détail complet de chaque demande

L’ensemble du tableau de bord est entièrement interactif et valorise toutes les rubriques clés pour optimiser la gestion et la prise de décision dans votre centre de formation maritime.

Assistance continue

  • Support technique accessible en ligne et par téléphone, pour répondre à toutes vos demandes rapidement
  • Suivi personnalisé des demandes et résolution efficace des incidents prioritaires, afin d’assurer la continuité de votre activité
  • Recommandations pratiques pour exploiter au mieux les outils de gestion et optimiser l’organisation de votre centre
  • Veille constante sur les évolutions réglementaires, avec proposition d’améliorations continues pour rester à la pointe des exigences du secteur

Nos experts MédiaSoft accompagnent chaque centre dans ses évolutions, pour garantir efficacité, sécurité et sérénité tout au long de l’année.

Traçabilité complète

Toutes les actions réalisées sur la plateforme et les sites de pré-réservation sont archivées en temps réel, avec un historique détaillé par utilisateur et opération. Vous disposez d’un contrôle total sur les activités : suivi des créations et modifications de sessions, des inscriptions, des paiements et des factures.

La traçabilité garantit la transparence des processus, facilite les vérifications en cas d’audit ou de contrôle qualité et vous protège contre les erreurs ou oublis.

Chaque opération peut être consultée, filtrée ou exportée, et vous bénéficiez d’un accès rapide aux logs pour répondre à toute demande du centre, des financeurs ou des autorités administratives. Grâce à cette architecture, la gestion de votre centre reste sécurisée, fiable et conforme aux exigences réglementaires.

Évolution de la plateforme

Intelligence artificielle
  • Évolution et mise à jour constante des outils de gestion
  • Intégration progressive de l’IA pour optimiser vos processus
  • Amélioration continue basée sur les retours utilisateurs
  • Innovation technologique au service de votre performance
Additifs à la carte et à la demande

MédiaSoft propose le développement de modules complémentaires ou de fonctionnalités spécifiques entièrement à la carte. Ainsi, chaque centre peut faire évoluer sa plateforme en fonction de ses besoins réels, qu’il s’agisse d’intégrations métiers, de rapports de gestion sur mesure, ou de workflows automatisés supplémentaires. Notre équipe réalise rapidement les adaptations nécessaires à votre activité, pour une solution véritablement personnalisée et évolutive.

Aperçu des Fonctionnalités

Planning & Sessions

Gestion complète des plannings et des sessions de formation

États automatiques

Emploi du temps, feuille d'émargement groupée ou individuelle, suivi des emplacements etc...

Gestion Formateurs

Suivi complet des formateurs, de leurs disponibilités, leurs diplômes et de leurs contrats

Stagiaires

Gestion complète des dossiers stagiaires et de leur parcours. Suivi des comptes et interaction avec leur espace internet

Financeurs

Gestion des financeurs et des prises en charge opca, cpf, france travail...

Emplacements

Salles, quais, bateaux - Gestion complète des ressources

Matériels

Fiche complète des matériels utlisés et/ou proposé avec référence fournisseur et contat SAV

Armateurs & Entreprises

Gestion de vos partenaires professionnels

Encaissement

Gestion complète des encaissements et paiements

Facturation

Système de facturation complet et automatique pour les armateur, stagiaires, opco...

Gestion commerciale

Relance revalidations, prospection nouveaux stagiaires

Agréments

Gestion des agréments avec génération de documents conformes

Workflows métiers

Workflows

Nos workflows métiers sont conçus pour automatiser et fiabiliser chaque étape de la gestion de formation professionnelle maritime. Grâce à des processus modulaires personnalisables, vous pouvez orchestrer vos opérations de façon optimale, garantir la traçabilité et réduire les erreurs humaines.

Chaque workflow est basé sur des scénarios réels rencontrés dans les centres de formation : validation des étapes administratives et pédagogiques, génération automatisée de courriers et courriels personnalisés, relances règlementaires, reporting dynamique, gestion intelligente des inscriptions et accès aux modules complémentaires.

Les workflows sont évolutifs, configurables à distance et adaptés à chaque typologie de formation ou partenaire. La digitalisation et l’automatisation ne remplacent pas la décision humaine, mais la rendent plus rapide, fiable et transparente !

Validation des étapes

Validation automatisée des étapes de gestion pour un contrôle optimal de vos processus

Générateur de courriers

Générateur de courriers individualisés avec publipostage automatique

Générateur de courriels

Générateur de courriels individualisés avec publipostage pour une communication efficace

Comptabilité

Journal des factures

Suivi complet et centralisé de toutes vos factures avec export comptable.

Journal des encaissements

Gestion des encaissements avec rapprochement bancaire automatisé pour une comptabilité précise.

Exports avancés

Exportez journaux et écritures en Excel, PDF.

Recherche intelligente

Retrouvez vos pièces rapidement avec une recherche multicritère : date, montant, entreprise, statut, etc.

Alertes & notifications

Soyez informé en temps réel des impayés ou d’anomalies bancaires, avec un suivi des encours et relances automatiques.

Tarifs

WorkFlow
Élément PU (€)
Plateforme de gestion120,00
1 site de pré-réservation90,00
Nombre de postes
Qté Tarif
1 à 5200 €/mois
10360 €/mois
20720 €/mois
301080 €/mois
401440 €/mois
+Devis
Réservations annuelles
Qté Tarif
50020 €/mois
100030 €/mois
200040 €/mois
300050 €/mois
400060 €/mois
+Devis
Stockage
Volume Tarif
5 GoOffert
15 Go10 €/mois
50 Go30 €/mois
75 Go45 €/mois
100 Go60 €/mois
+Devis

Exemple d'un Abonnement mensuel
Installation standard

1 plateforme de gestion 120,00 €
1 site de pré-réservation 90,00 €
Maintenance + Assistance 210,00 €
Pack d'exploitation 220,00 €
Jusqu'à 5 postes d'exploitation
Jusqu'à 500 réservations par an
5Go de stockage
Total de l'abonnement mensuel 640,00 €
Maintenance + Assistance par site de pré-réservation supplémentaire : 90,00 €

Simulateur d'abonnement

Installations existantes

La plateforme Média-Workflow est en exploitation depuis plus de 2 ans auprès de centres de formation spécialisés, ainsi que sur plusieurs sites de préinscription liés.

Les utilisateurs constatent une fiabilité remarquable : aucun incident majeur, une disponibilité continue et un fonctionnement sans interruption même lors de pics d’activité.

La robustesse de l’architecture logicielle permet une gestion fluide et totalement sécurisée des inscriptions, des sessions et des opérations financières. Toutes les fonctions – du suivi stagiaire à la facturation – ont démontré leur résistance à la charge et leur adaptabilité concrète sur le terrain.

Grâce à ces retours d’expérience, MédiaSoft garantit un environnement digital pleinement opérationnel pour chaque centre, réduisant le risque d’erreur, de retard ou de faille technique.

Centre de formation maritime
2
Centres de formation maritime
2
Sites de pré-réservation
1000
Stagiaires par an
10
Personnes connectées quotidiennement

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